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En este sitio llamado TI para la PyME podrá encontrar información para conocer los diferentes
paquetes y tecnologías computacionales que se usan actualmente en la pequeña y mediana empresa,
así como aprender diferentes criterios para identificar que paquetes o tecnologías son las más
apropiadas para adoptar de acuerdo a la estrategia de las empresas. Se revisarán diversos aspectos
de la industria de las TI, considerando los productos, servicios, proveedores, fabricantes, e intermediarios.

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Muchas empresas que están luchando por mantener sus ingresos pudieran mejorar si consideraran de forma integral la utilización de la tecnología para incrementar sus ventas y reducir sus costos operativos. En los últimos años hemos visto muchos ejemplos de pequeñas y medianas empresas las cuales sustentaron su estrategia en los conceptos del e-business, con lo cual con una pequeña inversión inicial lograron una gran eficiencia con la cual lograron crecer ampliamente sin tener la necesidad de incrementar mucho su inversión en capital de trabajo ni gastos de operación, lo anterior se traduce con grandes márgenes de utilidad.

Hay nuevos paradigmas en el entorno de negocios en el cual las PYMEs mexicanas compiten con empresas de otros países, lo cual nos invita a reflexionar algunas prácticas de negocios existentes en nuestro país, como lo es el no utilizar al máximo provecho la tecnología, ya que dado que somos muy propicios a resolver los retos operativos contratando más personas o a través de alguna otra medida que no implique necesariamente la implementación de una solución óptima. Sin embargo, la competencia nos enfrenta a la necesidad de ser más eficientes para lograr un crecimiento comercial. La intención de este artículo es presentar algunos argumentos respecto a la importancia de utilizar de forma adecuada la tecnología para incrementar la competitividad en su empresa.

Comenzaremos con algunas definiciones y ejemplos que le permitirán entender de forma clara cómo identificar aquellas áreas de oportunidad en su empresa para la implementación de tecnología, pero más importante trataré de argumentar la necesidad de cualquier empresa por incrementar su eficiencia a través del uso de una infraestructura tecnológica adecuada que permita operar eficientemente.

La prosperidad de una nación depende directamente de su competitividad, la cual se puede entender como la productividad con la cual produce bienes y servicios. Para lograr que las empresas sean eficientes se requiere también de un entorno que favorezca condiciones adecuadas como lo son el desarrollo de las empresas en una industria, las políticas macroeconómicas, instituciones gubernamentales eficientes y finalmente el uso adecuado de la tecnología para optimizar la utilización de los recursos existentes.

La utilización de la tecnología está directamente relacionada con la medición de la competitividad tanto de las empresas como de los países. Por ejemplo, la eficiencia se define como la relación entre los recursos gastados y los beneficios obtenidos en el cumplimiento de un objetivo. Si dos empresas competidoras tienen 50 clientes de aproximadamente el mismo volumen de operación y la empresa A tiene un sistema de información el cual le permite identificar inmediatamente la cartera vencida de todos los clientes y la empresa B lleva un registro manual para el cual tarda 4 días en identificar la cartera vencida. Con este simple ejemplo podemos inferir claramente que la empresa A es más eficiente, ya que tarda un par de segundos en obtener la misma información que la empresa B tarda 4 días en preparar. La empresa A seguramente pudiera dedicar a su personal en realizar algunas otras actividades que generen más valor para la empresa, ya que el sistema les permite tener la información sin mayor esfuerzo.

Pasemos a revisar otro factor llamado efectividad, el cual se define como el grado en que se cumple con un objetivo. Por ejemplo, si tengo que cumplir 10 metas y solo cumplo 4 mi efectividad sería del 40%. Ahora imagine que tiene que entregar 100 pedidos en la zona metropolitana diariamente, para lo cual no utiliza ningún tipo de tecnología para organizar la entrega de pedidos, motivo por el cual solamente puede entregar en tiempo y sin errores el 38% de los pedidos, lo cual representa una efectividad menor al 40 %. Si en este mismo caso se decidiera a invertir en tecnología como lo es un sistema de distribución de mercancías el cual utilizara códigos de barras, lectoras ópticas y diversas validaciones automáticas para prevenir errores seguramente su efectividad se incrementaría drásticamente.

El uso adecuado de tecnología nos permite ser más eficientes y efectivos, aquellas empresas que cuenten con los mejores procesos para operar y que utilicen de forma más prudente sus recursos tendrán más oportunidades de éxito. Uno de los principales retos de cualquier PYME es el de asignar los recursos financieros de forma que se cumplan las prioridades más importantes de la empresa, por lo que cuando los empresarios toman decisiones, es importante que cuenten con la claridad de que el uso de tecnología ayudará a que se incrementen las ventas y también se puede usar para reducir los gastos operativos de la misma. Dada la complejidad actual del entorno solo aquellas empresas que puedan usar de forma prudente sus recursos sobrevivirán en el largo plazo.

Hoy vivimos en un mundo interconectado, en el cual todos los países compiten por obtener mayores inversiones extranjeras para desarrollar sus economías. Aquellas empresas y personas que toman las decisiones de donde van a invertir su dinero toman en consideración de forma muy detallada la competitividad de los países y las empresas en las que se busca invertir, principalmente cuando se desea invertir en bienes de capital dentro de esos países (como en el ejemplo del proceso de la cobranza de la empresa A). La competitividad es un indicador muy importante para los inversionistas, ya que les permite entender de forma integral la capacidad de un país o una empresa para generar producción por cada unidad económica invertida, así como una referencia respecto a la tasa de retorno de capital, su certidumbre política, económica y judicial.

Aquellos países que sean más competitivos podrán generar mayores recursos con una menor cantidad de inversión requerida, lo que se convierte en mayores retornos de capital, menor riesgo de operación en ese país y una mayor certidumbre en las instituciones de gobierno para proteger la inversión.

Durante el 2005 América Latina recibió grandes cantidades de capital extranjero, estos capitales se invirtieron en la adquisición de empresas locales por grandes corporativos internacionales, así como en para la creación de proyectos conjuntos entre empresas nacionales y extranjeras o finalmente para la creación desde cero de nuevas unidades de negocio financiadas en gran parte con capital extranjero. De acuerdo a la CEPAL en 2005 México recibió 17 900 millones de dólares de inversión extranjera directa, seguido de Brasil con 15 mil 200 millones de dólares, Chile con 7 mil 200 millones de dólares, por mencionar solo 3 países de la región.

Actualmente México ocupa el lugar número 53 en competitividad mundial, de acuerdo al estudio realizado por el Centro de Estudio de Competitividad de la universidad suiza IMD, si nuestro país fuera más competitivo seguramente hubiera recibido mayores inversiones al país, lo que favorece directamente a las PYMEs, ya que al tener el país un mayor crecimiento económico se generan grandes oportunidades para todas las empresas.

Cabe señalar que la cultura es una barrera muy importante por la cual muchos empresarios no invierten en tecnología, ya que no perciben claramente los beneficios de apoyar sus procesos críticos de negocio con la utilización de herramientas tecnológicas. Ya vimos algunos ejemplos de cómo pueden ofrecer tanto una mayor eficiencia como eficacia en distintos procesos. Dado el caso que una empresa utilizara la tecnología Web para promocionar su empresa, y además automatizara la recepción de pedidos vía Internet sus costos de operación serían menores que si tuviera que contratar a varias personas para realizar esa función.

Es muy importante recordar que el uso de la tecnología debe estar alineado a la estrategia de la empresa encaminada a generar una mayor riqueza, esto sucede principalmente cuando se logra detectar bajo que procesos críticos es conveniente optimizar la operación a través del uso de tecnología. Una empresa comercializadora mediana pudiera tener 2 opciones para invertir en un proyecto de tecnología, con un primer proyecto la empresa pudiera implementar un sistema para el manejo integral del proceso comercial y la otra opción consiste en implementar un sistema Web para la contratación de personal. Esta empresa está teniendo problemas en cumplir las condiciones comerciales definidas con sus clientes lo cual genera reprocesos costosos así como una creciente insatisfacción de sus clientes, actualmente la empresa no tiene vacantes. Aunque parezca obvio para usted que debe invertir en el sistema de gestión comercial, le aseguro que dada la costumbre en la operación o los paradigmas y cultura existente en las empresas no siempre se valida que los proyectos de inversión en tecnología realmente cumplan con la alineación estratégica necesaria para generar un verdadero valor para la empresa.

Si quieres que tu empresa sea más rentable, tienes que ver que tus procesos más importantes están siendo soportados por herramientas tecnológicas las cuales te permitan operar en un umbral de eficiencia y efectividad que les permitan ser competitivos en relación a la competencia. Probablemente cuando veas que requieres mejorar en algunos aspectos tendrás que realizar un buen análisis de las necesidades a resolver para posteriormente buscar la asesoría adecuada para invertir de forma adecuada en sistemas de información, redes o alguna otra herramienta tecnológica que les permitan sacar el máximo provecho del potencial de su empresa. Recuerda si no están utilizando todas las herramientas necesarias para ser más competitivos, tal vez la competencia si las utilizará y logará ofrecer mejores propuestas de valor para el cliente final.


La competitividad se puede entender como la productividad con la cual produce bienes y servicios.
A través del uso de la tecnología se puede incrementar la eficiencia y eficacia de una empresa.
Mientras una empresa sea más competitiva se convierte en más atractiva para posibles inversionistas.
Una empresa competitiva pude incrementar sus ventas sin incrementar significativamente sus gastos de operación.
Es indispensable que la inversión en tecnología esté alineada con la estrategia empresarial, de forma que se optimice la operación de los procesos críticos.





Por: Gustavo R. Parés Arce (gustavo.pares@gmail.com, www.softwarepyme.com)

Antecedentes

Tengo que confesar que hace un par de años no veía forma alguna con la cual se pudiera competir con la paquetería Office de Microsoft, aún cuando conozco un poco del software libre (open source) y he utilizado el Open Office me parecía muy lejano el día en el cual existiera un conjunto de herramientas que le hicieran una competencia real.
Seguramente usted ha utilizado google.com como un motor de búsqueda en la Web, sin embargo esta empresa tiene un amplio conjunto de herramientas que le permitirá a su empresa convertirse en más competitiva en distintos temas como pudiera ser la colaboración, comunicación, almacenamiento, página Web, manejo de calendarios así como otras herramientas que sirven para el marketing de su sitio Web.

Lo primero que debemos entender es el que el modelo de negocio de Google es muy diferente al de Microsoft, ya que Google no cobra a los usuarios por utilizar sus herramientas en contraste a Microsoft que cobra cientos de dólares por utilizar su sistema operativo y herramientas como el Office.

Introducción

La intención de este documento es introducir la idea e inquietud en los lectores para que exploren con mayor profundidad las distintas herramientas que ofrece Google para convertir a las PyMEs en células de desarrollo más competitivas. El día de hoy se pudiera operar una empresa utilizando el conjunto de herramientas de Google sin requerir comprar el Microsoft Office. Para algunos paquetes no hay la funcionalidad todavía disponible, sin embargo en general las empresas tampoco utilizan más herramientas que el Word, Excel, Power Point y Outlook.

En Latinoamérica no existe una fuerte cultura tecnológica, motivo por el cual considero que el precio de adquirir la paquetería de Office es una barrera real muy importante por la cual muchas empresas no optimizan su operación con la ayuda de una computadora y sistemas. Otro aspecto interesante es que para soportar las herramientas de Google no requerirá administrar licencias, parches, actualizaciones técnicas ni problemas por virus.
Diferentes modelos de negocio


El modelo de negocios de Google se fundamenta en generar ingresos a través de anunciantes que pagan por promover el contenido de sus sitios Web, mientras que el modelo de negocios de Microsoft se ha basado en desarrollar software fácil de utilizar y a través de su gran poderío de distribución crear un monopolio en ciertos segmentos de software y sistema operativo. El mismo modelo de negocios ha propiciado que estas empresas pretendan lograr competencias centrales diferentes la de Microsoft continua teniendo como centro sus propios productos, arquitectura y distribución comercial, mientras que Google no pretende cobrar por utilizar sus herramientas como el correo electrónico, el buscador u otras herramientas como lo son el reader o blogger.


Herramientas para usar en la oficina

Google Docs & Spreadsheets vs Microsoft Office

Google Docs le permitirá crear nuevos documentos y salvarlos en formato html, Word, Open Office, RTF o PDF, lo que le permitirá intercambiar información con demás empresas y personas aún cuando utilicen Office o cualquier otra paquetería. Además de contar con esta facilidad también cuenta con una potente herramienta de colaboración en la cual se puede crear un documento por una persona e invitar a otras aún cuando se encuentren en otro país a revisar y modificar el documento. No se preocupe por mantener el control de versiones ya que esa funcionalidad está incluida en la herramienta sin requerir configurar nada. La interfaz es amigable y bastante intuitiva motivo por el cual usted no requiere ser un experto para utilizar esta herramienta. Otros beneficios es que no requiere tener computadoras muy potentes ni grandes servidores para almacenar sus documentos ya que esta herramienta de Google le permitirá almacenar sus documentos en línea así como publicarlos y compartirlos con todo el mundo.

Microsoft Office por el otro lado es el sistema más utilizado en el mundo para el procesamiento de texto con su producto estrella Word, ahora la discusión no está encaminada a decir que esta herramienta no sirve o que no tiene una amplia funcionalidad, ya que sería una gran mentira, pero lo que es importante resaltar es que dado que tiene un costo para una empresa pequeña de varios cientos de dólares, aunado a que se requiere instalarlo y mantenerlo. Para una empresa que inicia el invertir de 2 a 10 mil dólares en software de oficina representa un alto sacrificio en muchos casos motivo por el cual se opta por no adquirirlo o utilizarlo de forma ilegal. Además de la inversión inicial está el problema del soporte técnico y el mantenimiento de las licencias lo que implica un mayor gasto operativo en personal de sistemas o administración.

Para concluir con esta comparación daré un ejemplo sencillo con 2 escenario, el día de hoy empiezo una empresa para la cual requiero hacer una carta de presentación, ahora explicaré cómo le debería hacer con cada una de las herramientas presentadas anteriormente:

Escenario 1 - Preparar una carta de presentación: Usted deberá preparar una carta de presentación de su empresa, usted solamente cuenta con una computadora y una conexión a Internet.

Con la herramienta de Google Docs, lo único que requiero es utilizar una computadora conectada a Internet firmarme con mi usuario y contraseña, presionar el botón de crear un documento, redactarlo salvarlo, publicarlo e imprimirlo. Costo total $ 0 USD, tiempo 20 minutos.

Con la herramienta de Word primero requeriría comprar la el software el cual supongamos que por lo menos cuesta 200 USD, debo instalarlo en una computadora, registrar el producto para después redactar el documento, salvarlo en el disco duro de la máquina e imprimirlo. Si requiera publicarlo o trabajar en un ambiente colaborativo requeriría implementar muchos otros productos de Microsoft que cuestan miles de dólares y son complicados de administrar e instalar. Costo total $ >200 USD, tiempo 3 horas.

Escenario 2 - Corregir y presentar la carta de presentación a un cliente: Imagine que su socio está fuera de la ciudad y usted requiere que revise también la carta de presentación antes de enviarla a su primer cliente.

Con Google Docs usted podrá compartir el documento e invitar a su socio a colaborar en el documento en línea, de esa forma el podrá hacer sus comentarios y correcciones sobre el documento, con la herramienta de control de versiones usted podrá decidir que cambios aceptar para finalmente salvar la versión final en el formato que más les resulte conveniente, inclusive pudieran publicar su carta de presentación para enviarles por correo electrónico a sus clientes su carta de presentación. Si usted requiere actualizar su carta de presentación podrá modificarla en línea y las demás personas lo verán actualizado unos segundos después.

Con Word usted estaría forzado a enviarle por correo el documento a su socio para que el lo trabajara de forma independiente, para después regresarle el documento por correo electrónico, esto con las inconveniencias de tener varias versiones del documento viajando por el correo, en ocasiones se corrompen los archivos y no se puede trabajar en ellos motivo por el cual se puede complicar la colaboración, ya que realmente cada quien trabaja en momentos diferentes el documento. También cabe señalar que al trabajar con los archivos de Word es probable que se contagien de algún virus informático lo que produce problemas en las computadoras y las redes que se infectan. Ahora finalmente usted deberá enviar por correo electrónico a su cliente la carta de presentación, la cual si después requiere actualizar tendrá que volversela a enviar.

LA comparación entre google Spreadsheets y Excel es muy similar a la anterior, nada más que ahora pensemos en un presupuesto o en una lista de actividades de un plan de trabajo para el cual requieren participar muchas personas en distintas ciudades y zonas horarias. En este caso también Google Docs resultaría ser una herramienta más flexible y sencilla de usar.

GMAIL vs Hotmail-Outlook

Cualquier empresa que quiera ser competitiva deberá utilizar el correo electrónico como una herramienta básica de colaboración, sin embargo muchas empresas pequeñas y medianas no lo utilizan ya sea porque no conocen como hacerlo o porque creen que las opciones de correos gratuitos no son de interés. GMAIL asigna 2 gigas de espacio lo cual es suficiente para poder trabajar varios meses y lo más interesante es que tiene integrado un filtro anti-spam así como herramientas para archivar y clasificar los correos electrónicos, otro punto importante es que no tiene tantos anuncios o imágenes como hotmail o yahoo, lo cual le da un aspecto más profesional y cómodo de usar.

Otro aspecto importante es que está integrado con la funcionalidad de chat y Google Talk que es una herramienta que permite hablar por la red así como también es un mensajero parecido al MSN Messenger. Finalmente otro beneficio del GMAIL es que es cómodo para trabajar sin requerir utilizar algún otro software para administrar los correos electrónicos.

Aún cuando todos tenemos alguna cuenta de Hotmail y tenemos un aprecio sentimental por ella, cada vez son menos los que la utilizan con frecuencia y mucho menos para temas laborales, ya que tiene la problemática de tener muchos correos Spam, así como de tener menor capacidad de almacenamiento que otras opciones de correo gratuito, asimismo el contenido de navegación tiene muchos anuncios y banners que propician un aspecto menos profesional. Hotmail se puede usar desde la página Web o también desde el software del Office conocido como Outlook. El problema con el Outlook además de que cuesta la utilización es que consume muchos recursos (memoria RAM) de la computadora, además de que frecuentemente se infecta de virus y se requiere estar haciendo configuraciones e instalación de parches. Finalmente otro problema del Outlook es que cuando el buzón de mensajes es muy grande se corrompe y existe un alto riesgo de perder esa información.

Beneficios y tendencias de las herramientas en línea

El primer y posiblemente más importante beneficio para un emprendedor con poco capital consiste en eque podrá ser inclusive más productivo utilizando las herramientasde google que de Microsoft, ya que facilita la colaboración elimina el pago de licencias así como la administración de los sistemas de forma interna. Estoy personalmente convencido que mientras se vaya fortaleciendo este concepto y estas herramientas en línea se reducirá la participación de mercado del Microsoft Office, pero lo más importante es que ya existe una alternativa para los paises subdesarrollados para contar con herramientas en línea que le permitirán a la microempresa en Oaxaca (MEX) o en Tucumán (ARG) competir con las empresas de Houston (EUA) o Amsterdam (HOL).

Con la introducción de lo que se conoce como la Web 2.0 existe una mayor democratización de la tecnología lo que le abre la puerta a muchas más personas y empresas a jugar en el plano internacional con una mayor igualdad de condiciones ya que la distribuidora comercial no requiere tener un satélite para hacer mapas más precisos de sus rutas de distribución ya que cuenta con Google Earth, o la empresa mexicana no tendrá miedo de llamar a sus clientes a Chile ya que con Skype, Google talk u otras tecnologías cada vez es más barato hacer llamadas internacionales de forma barata.

Conclusión

Invito a los emprendedores, empresarios y gerentes a no comprar el Microsoft Office, ya que no lo requieren para iniciar sus operaciones, mejor inviertan esos 2 ó 3 mil dólares en aquello que les permita incrementar sus ventas. Investiguen un poco respecto a las herramientas descritas en esta nota, verán que se van a sorprender.

Para obtener más información visite http://www.softwarepyme.com

Acerca del autor:

Gustavo R. Parés - (gustavo.pares@gmail.com)
Maestro en Administración (MBA) con especialidad en Alta Dirección por el Tec de Monterrey Campus Ciudad de México.
Contribuyente regular de la revista Microempresa Mexicana en la sección de tecnología, así como profesor de catedra en el Tec de Monterrey Campus Santa Fe impartiendo materias relacionadas a como usar la tecnología para optimizar la productividad de las empresas. Autor de varios artículos de Tecnología y RH publicados en EUA, Perú, España, Rusia, China, Canadá, México y Colombia.